Prenez le soin de planifier à l’avance votre agenda

Pour rendre votre quotidien agréable sur votre lieu de travail, vous devez toujours prendre le soin de faire une planification préalable. Sur cette dernière, vous pouvez détailler l’ensemble des dossiers que vous serez amenés à traiter le lendemain au boulot. Dans votre agenda, vous pouvez prévoir un espace où mettre les priorités telles que les urgences c’est-à-dire les requêtes de dernières minute de vos responsables.

Aussi, le fait d’établir une telle éphéméride à la veille, vous permet d’avoir une certaine longueur d’avance. Vous êtes alors mieux en mesure de gérer votre temps et surtout vous évitez par la même occasion d’être assaillies par les imprévues.

Faites une prise de notes intuitive

En tant que secrétaire, vous devez incessamment prendre des notes pour des motifs variés. Il est important que vous procédiez de la bonne manière pour éviter de mélanger les annotations. Vous pouvez par exemple :

• Inscrire sur vos notes le nom des personnes à qui envoyer des courriels
• Mettre cette liste dans un fichier spécifique que vous pourrez facilement identifier
• Noter dans un autre classeur tous les dossiers prioritaires par ordres alphabétiques ou dans un ordre qui vous convient

Tous ces points vont vous faciliter la tâche dans l’exécution de votre boulot. Ces notes intuitives vous permettent aussi d’être efficaces.

Mettez en place un système particulier de réception des dossiers

Vous pouvez mettre en place un dispositif particulier pour recevoir vos dossiers sans être confus. Il peut s’agir d’un panier ou d’un carton que vous aurez pris la peine de marquer. Vous pouvez mettre en caractère lisible un intitulé qui puisse permettre à vos collègues de savoir que c’est l’endroit où déposer les documents.

En procédant ainsi, ces derniers ne laisseront plus un dossier sur votre bureau puisqu’ils auront désormais un panier à leurs dispositions. Vous avez ensuite la possibilité de consulter les dossiers présents dans la panière au fur et à mesure que vous exécutez vos tâches.

Planifier des jours spécifiques pour faire des activités de routine

Vous pouvez programmer certaines activités sur des jours spécifiques de la semaine. À titre illustratif, vous êtes à même de décider, faire des rangements sur votre bureau les lundis ou les mardis. Vous pouvez aussi choisir d’archiver certains dossiers dans un créneau qui vous arrange.

Servez-vous des codes couleurs pour améliorer votre quotidien

Vous pouvez faire usage de certaines couleurs pour identifier facilement des documents sur votre bureau. Dans le cadre de votre travail, vous pouvez choisir d’utiliser le rouge pour des dossiers qui urgent. Vous pouvez utiliser le vert pour des documents déjà validés et signés par vos responsables. Le plus important est de les mettre dans des chemises dossiers avec des couleurs identifiables pour vous faciliter la vie.